Las características que tiene que tener esta persona son calificación profesional, conocimientos y experiencia; y además debe ser responsable, organizada y hábil en las negociaciones y trato comercial.
Para realizar los pedidos, el responsable debe ayudarse de la hoja de pedidos para agilizar el proceso. Es muy incómodo a la hora de realizar el pedido tener que acudir al almacén para observar nuestro stock o nuestro calendario de reservas para ver la previsión de ventas. El cumplimiento de nuestra hoja de pedidos debe realizarse con cierta antelación para prever descuidos o incluir avisos por parte de otro empleado de nuestro negocio. Por otro lado este documento nos permitirá, al recibir la mercancía, comprobar que coincide con lo solicitado. Y tendremos constancia por escrito para posibles reclamaciones.
La decisión del momento idóneo para la realización del pedido debe considerar la necesidad de tener sólo el stock necesario para evitar tener demasiado dinero inmovilizado. Hay que tener en cuenta las previsiones de ventas, la fecha de caducidad o plazo de conservación de cada alimento así como los plazos de entrega. También influye en nuestros pedidos el tamaño de nuestro almacén o cámaras que nos permitirá, en momentos puntuales, realizar compras mayores para aprovechar ofertas. Siempre y cuando no se dispare el dinero inmovilizado.
La siguiente tabla es un ejemplo de Hoja de pedidos realizado con exel, pero cada responsable debería personalizar la suya propia e incluir aquellos datos más relevantes para él. Los TPV´s y programas informáticos de gestión suelen contar con herramientas similares de las que deberemos ayudarnos en la medida de lo posible.
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